¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Cuanto tiempo hay que guardar las facturas

Los autónomos y empresas emiten facturas y a menudo se exponen a una serie de obligaciones con Hacienda. Una de las principales, pasa por la obligación de guardar las facturas durante un tiempo determinado. En el siguiente artículo lo analizamos, así como la forma de mantenerlas a buen recaudo. 

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Actualmente, la normativa del IVA requiere que las facturas se conserven al menos 4 años. Esta fecha no es casualidad, dado que encaja con la prescripción del impuesto, que es de cuatro años. Por lo tanto, estamos ante una obligación que afecta a las facturas recibidas, justificantes contables y las copias de las facturas que se expiden.

¿Cuánto tiempo tiene que guardar las facturas un particular? 

En el caso de los particulares, a menudo se enfrentan al pago de distintas facturas. Esto es, IBI, agua, luz, Internet, pago de electrodomésticos, servicios profesionales, etc. La realidad, es que no hay una fecha de expiración estándar para todos los documentos, sino que cada uno tiene su fecha de expiración, ya sea limitada por la ley o la jurisprudencia. 

Claro que, algunos en concreto pueden suponer un problema si se pierden. Por ejemplo, en el caso de temas importantes como puede ser un malentendido con Hacienda o si se produce un caso de siniestro en el hogar y no tenemos prueba de haber pagado las facturas.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa? 

En el caso de las empresas, siguiendo el Código de Comercio, los empresarios están obligados a guardar los documentos administrativos y facturas durante 6 años. Esta fecha empieza a contar desde el último asiento realizado en los libros contables o bien desde el cese del negocio.

No obstante, existen distintas normas fiscales pueden requerir de la conservación de las facturas por mucho más tiempo. Por eso, lo ideal pasa por conservarlas un mínimo de 6 años.

De hecho, se contemplan distintos criterios:

  • Criterio tributario: 4 años
  • Criterio mercantil: 6 años
  • Criterio penal: 10 años

Por lo tanto, en función del criterio puede ser necesario guardar las facturas desde un mínimo de 4 años hasta un máximo de 10 años. Ante la duda, como no sabemos si necesitaremos o no las facturas, lo ideal es hacerlo por al menos 10 años.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas para hacienda? 

Si tenemos en cuenta el criterio de la Administración Tributaria, exige la conservación de las facturas y de la documentación durante al menos 4 años. Se corresponde con el plazo de prescripción de los impuestos, por lo que habrá que guardar todo durante 4 años desde la última declaración de la Renta presentada.

Es importante guardarlo durante este tiempo, porque Hacienda en esos años puede llevar a cabo una inspección y comprobar la documentación fiscal del empresario o autónomo. Por lo que habrá que guardar las facturas y las Rentas, en formato original, durante al menos estos cuatro años que mencionamos.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas autónomos? 

Los autónomos tienen la obligación de guardar las facturas durante 4 años, a efectos de posibles y eventuales inspecciones a la contabilidad o de declaraciones de impuestos. Durante esta fecha, los autónomos pueden recibir revisiones de sus últimas declaraciones presentadas, por lo que es importante que todo esté conforme la ley, bien hecho y con las facturas a buen recaudo.

Este plazo no es casualidad, sino que está basado en función al artículo 66 de la Ley General Tributaria, donde se recoge que una deuda tributaria prescribe a los 4 años. Este tiempo empieza a contar desde el día siguiente al término del plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación de la Renta o de los impuestos.

¿Cómo guardar las facturas?

La legislación obliga a guardar las facturas originales y de forma ordenada. Por lo tanto, no tendrán validez las facturas que se escaneen o se fotocopien, por lo que habrá que guardar siempre los originales. 

¿Esto quiere decir que es necesario guardar las facturas en papel? ¡No! Hoy en días los originales se pueden hacer directamente online, desde distintos software de facturación. Por lo tanto, a partir de ahí se podrán guardar en el ordenador, en la nube o ser impresas. 

Almacenamiento en la nube para empresas, autónomos y pymes

Teniendo en cuenta que particulares, autónomos o empresas pueden necesitar guardar las facturas entre un mínimo de 4 años y hasta 10 años, es importante invertir en almacenamiento en la nube. De esta forma, te aseguras de tener las facturas a buen recaudo, evitando posibles pérdidas de las mismas y líos, ya sea con Hacienda u otros clientes o servicios.

Asimismo, recuerda que no es solo suficiente una copia en la nube, sino que es recomendable tener más de una de respaldo. 

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